4.6 情境2015-3-24

在行动管理方法论的组织环节中,我们需要对所有的行动进行区分,第一种划分方式叫做优先级,第二种就是情境。这个词在很多行动管理新人的耳中是很难理解的,因为我们并不明白它是什么、代表着什么意思。但是,不要被词语外表所迷惑,它的含义很简单,仅仅表示:

在哪里或者使用什么工具

对于任何一个尚未发生的行动来说,有3个非常重要的关键因素,决定着这个行动是否可以按其有效推进,那就是:

  1. 在什么时间:哪一天、有没有具体开始的时间、有没有截止时间;
  2. 在哪里(用什么):外出、在家、办公室、交通工具上;
  3. 谁和谁:是自己做还是他人做;

其中,在哪里(用什么)这个要素就可以通过行动管理的情境概念来加以区分。

情境使用的具体案例

有时候理论有些复杂,我们通过一个具体的案例来理解:

小黄每天都要6点左右起床,因为她每天去公司都要坐一个多小时的公交车。她在公司里面主要做行政工作,经常要处理母公司的信息数据,还要外出给母公司送相关资料。她喜欢网购,每天都要花一些时间来购物。晚上还要去买菜,回家做饭给家人吃。她日常的效率非常低,我们来看看她的情况。

通过她给出的时间开销记录单,我们可以看出她的一天状态:

  • 06:00 – 06:30 起床、洗漱、做饭
  • 06:30 – 07:45 乘车去公司
  • 07:45 – 08:20 收拾领导办公室,并且下载昨天下班后的最新消息
  • 08:20 – 09:30 根据母公司的要求把工作汇总
  • 09:30 – 09:50 参加行政例会
  • 09:50 – 10:00 给母公司打电话,汇报下周工作
  • 10:00 – 10:35 整理会议纪要
  • 10:35 – 10:55 上网看淘宝的购物车,是否减价了
  • 10:55 – 11:05 跟朋友打电话联系周末去哪里吃饭,并交流淘宝的采购经验
  • 11:05 – 11:30 继续整理会议纪要
  • 11:30 – 12:30 去餐厅吃饭,并特意出去买了点办公用品
  • 12:30 – 13:15 趁午休的时候给自己充电,看书提升
  • 13:15 – 15:30 整理公司的OA系统,但是因为精力不好,总是出错
  • 15:30 – 16:00 外出给母公司送资料
  • 16:00 – 16:50 回来整理完上午开会的内容,并且发布到内网
  • 16:50 – 18:00 把早晨没有做完的工作汇总做完,并且加班了半个小时
  • 18:00 – 19:30 下班坐车回家,并且去买菜
  • 19:30 – 20:45 做饭、吃饭、收拾家
  • 20:45 – 21:30 上网给朋友打一笔钱,但是顺便刷了一下微博又浪费了许多时间
  • 21:30 – 22:00 洗漱上床睡觉,睡前看了一会书

这是一份真实的时间开销记录,当复盘小黄的内容,我们会发现她的一天中总是有大段的时间在浪费,而她又找不到什么原因。但是,如果可以的话,我们可以在这一天的早晨,对今天全天的任务加入情境属性(其中,行动后面增加的@xxx内容,就表示情境),可能整理效果就会好很多,比如说:

  • 读书@公交车(本条计划的意思为:在乘坐公交车的时候读书)
  • 汇总母公司的工作要求@电脑-没有网(本条计划的意思为:在使用没有网络的电脑时汇总母公司的工作要求)
  • 给母公司打电话,汇报工作@电话
  • 看淘宝购物车@电脑-上网
  • 跟朋友联系周末吃饭@电话
  • 整理OA系统@电脑-内网
  • 给母公司送材料@外出
  • 书写会议纪要@电脑-没有网
  • 购买办公用品@外出
  • 给朋友打钱@电脑-上网

增加了情境之后为什么可以改进小黄的效率情况呢,道理很简单,因为计划中的很多任务,它们恰好都处于同一情境,可以实现批量处理,这样就不需要中午特意跑出去买东西、下午还要再外出送材料,也不用上班的时候不知所措而却非要拿出休息时间来阅读,更不用把很多需要打电话的任务分开了。

情境的意义

通过上述小案例的分析,我们其实可以很明显地看出来,情境有个最重要的意义在于——区分,只是这种区分,是以“在哪里或者使用什么工具”来进行区分。在分解任务得到行动之后,还可以对行动使用情境进行区分,非常有助于在计划执行过程中提高效率,通过批量处理同类行动的同时扩大单位时间内的产出

如何在Doit.im中使用情境

具体请查看下方视频内容:链接: http://pan.baidu.com/s/1c0yEdkW 密码: 5jpi